המדריך המלא לניהול העסק שלכם – כלים בניהול

כל מה שבעלי ובעלות עסקים חייבים לדעת כדי להוביל את העסק להצלחה - המדריך המלא לניהול העסק בישראל

מאת מערכת סקרינז

עסק מצליח הוא עסק שמנוהל היטב מכל הבחינות, ניהול נכון מתחיל עם תוכנית עבודה מפורטת, הצבת יעדים ומטרות מדידים, נהלים וסטנדרטים. כבעלי עסק זה אומר להיות כל הזמן הנדס-און, בלי להרפות ידיים מההגה. ההצלחה היא לא מקרית, היא עניין של עבודה קשה ומכוונת, עסקים שלא פועלים לפי תפישה זו נועדו לכישלון.  כתבה שנייה בסדרה "המדריך המלא להקמה וניהול עסק בישראל" תעניק לכם את כל הכלים לניהול עסק להצלחה. יוצאים לדרך. 

המדריך המלא להקמת וניהול עסק בישראל >>

המדריך המלא להקמה וניהול עסק - איך לשווק את העסק >>

המדריך המלא להקמה וניהול העסק שלכם –  ניהול שוטף חלק ב' >>

שיטת שלושת הממ"ים

טל שמשון, יועץ עסקי ומומחה בהקמה, ניהול, שיווק ותפעול עסקים ממליץ לכם לבחון את עצמכם לפי שיטת שלושת המ"מים:

מוצר

מה אתם מוכרים או איזה שירות אתם נותנים? האם אתם מבינים את המהות, הבסיס של העסק שלכם? תבינו את היתרונות, את השוק, ואת הדרך . כדי להבין את כל אלה תשאלו את עצמכם את השאלות הבאות: למה, איך ומה:

למה - למה אתם עושים את מה שאתם עושים, האם אתם מאמינים במוצר שלכם, האם זו התשוקה שלכם?

מה - מה הופך אתכם ליותר טובים מהמתחרים, למה שיקנו דווקא מכם, מה היתרון שלכם?

איך - איך תעשו את זה? באמצעות תהליכי ליווי ויעוץ עסקי וניהולי עם מתודה ומנטליות של מצוינות, פשוט תמשיכו לקרוא. 

מנטליות

הגישה שלכם תעשה את ההבדל "בעל עסק בפוקוס, מחויב עם אנרגיה גבוהה, שמבין את הלמה ומנהל מנטלית את עצמו ואת סביבתו יצליח יותר מבעל עסק שמגיע לעבודה בלי תשוקה" מבטיח טל שמשון, לדבריו בעלי ובעלות עסקים חייבים לשלוט במפתחות המנטליים הבאים: 

שאיפות

ההסללה של העסק שלכם היא השאיפות שלכם, לאן אתם רוצים להגיע, מה היעד שלכם, תחלמו ותתכננו את הדרך שלכם להגיע לשם. כמו שאמרנו, אין הצלחה מקרית, ההצלחה כרוכה בעבודה רבה ותכנון מראש שכל כולו מתחיל בשאיפות שלכם. 

מיקוד

בניהול עסק אין מקום לשיטת ה'סמוך' וגישת ה'יהיה בסדר'. אתם צריכים להיות בקונטרול כל הזמן על הנעשה בעסק שלכם, לבקר את הפעילות שלכם, להציב יעדים, להבין איפה אתם עומדים בדרך להשגתם, לפקח על עובדים, להבין את הלקוחות שלכם. תשאלו את עצמכם באופן תדיר: מה היתרון שלכם ולמה שיקנו דווקא מכם, זה יעזור לכם למקד את עצמכם. 

פרואקטיביות

"מצב העסק שלכם היום, נגזר ישירות מהבחירות שעשיתם אתמול" מסביר טל שמשון "יוזמה היא מצב מנטלי שחייב להוביל אתכם כבעלי עסקים, אתם צריכים לנקוט בפעולות על בסיס יומי, שבועי, חודשי, רבעוני ושנתי כדי שהעסק שלכם יגיע אל סולם היעדים שהצבתם לעצמכם, אותה מתודה, תוכנית העבודה שלכם( בהמשך). זה כמו ללכת על הליכון בחדר כושר, אם תפסיקו את התנועה קדימה, תעופו אחורה. אז לא לנוח! חפשו את השוק הבא, את הלקוח הבא והיעד הבא".

התמדה ונחישות 

כמעט אף אחד לא מצליח מיד, כולם כולל כולם משיגים את הניצחונות שלהם בעבודה קשה, תרגול, תכנון והתמדה. ולא רק בעסקים, אתם מכירים אלוף עם מדליית זהב שלא ניחן בנחישות והתמדה? סטיב ג'ובס, ג'ף בזוס, איילון מאסק היו נחושים והאמינו במוצר שלהם. לבנות עסק זוהי ריצת מרתון ולא ספרינט, אתם תתקלו בקשיים, מהמורות וגם כישלונות, אבל אל תתנו להם לשבור אתכם, תאמינו בעצמכם, תאמינו במוצר שלכם, תעניקו לעצמכם כלים להתמודד, תגדלו ותצמחו עם העסק שלכם. 

משמעת ומחויבות 

"העסק שלכם חייב לפעול בסטנדרטים ונורמות מעל הממוצע כדי להצליח. דרושה משמעת כדי לעמוד בתהליכים סדירים עבור העסק שלכם, תאלצו לעשות מה שצריך מתוך כוונה אמיתית ואמונה בדרך ולא רק מה שאתם רוצים " מסביר טל שמשון.

גישה 

"כולם פועלים מתוך רגש. אם תנהיגו גישה של אכפתיות ושאיפה לעזור ולתת ערך ללקוחות שלכם, זה יחזור להכנסות של העסק שלכם באופן ברור" מסביר טל שמשון "זה יחזור בצורה מסחרית שתגביר את שביעות רצון הלקוחות, תעודד רכישות חוזרות מצד לקוחות קיימים, תעודד המלצות מצד הלקוחות שלכם ובהתאם, העסק שלכם יהיה במגמת צמיחה". 

משמעותיות 

"תהיו משמעותיים עבור הלקוחות שלכם, תשפיעו על השוק ועל הלקוחות שלכם, תהיו טובים כלפיהם ותסייעו להם להשיג את הערך הכי טוב לכסף שלהם. שדרו רמת אנרגיה וחיוניות גבוהה ותהיו בעלי עסקים בלתי ניתנים לעצירה" מבטיח טל שמשון.

מתודה

מתודה היא השיטה בה אתם מנהלים את העסק שלכם: תוכנית עסקית, נהלים, סטנדרטים, יעדים ומטרות, דרכי פעולה. שיטת ניהול סדורה מאפשרת ניהול אפקטיבי ומדיד. "אם זה לא כמותי, זה לא ניתן לניהול" מסביר טל שמשון "תכנון מול ביצוע ובקרה" אתם צריכים לדעת איפה אתם מתחילים ולאן אתם שואפים כמותית, כדי שתדעו לנווט את העסק נכון ולדעת איפה אתם עומדים בכל רגע נתון. 

תבנו תוכנית מפורטת ותגדירו מה ייחשב עבורכם הצלחה ברמת ההכנסות, מה גבול ההוצאות, מהן ההוצאות, מהו תכנון הרווח שלכם, כמה עובדים, מי עושה, מה עושה איך עושה, אל תחכו לניתוח השנתי ולא לדו"ח השנתי, אתם יכולים לבחון את הפרמטרים הללו על בסיס יומי, שבועי, חודשי, מה שיעזור לכם לתקן, לשפץ, לשדרג ולשנות תוך כדי תנועה את הדרך כדי להשיג את היעדים שלכם.

מתודה על פי מודל סמארט - SMART PRINCIPLE 

הצבת יעד היא בסך הכל הצהרה על רצון או שאיפה לצמוח: להיות גדול יותר, להשיג יותר לקוחות, להרוויח יותר, יחד עם זאת האופן שתגדירו ותנסחו את המטרות האלו תעזור לכם לסלול את הדרך אליהן. אחד הכלים שיעזרו לכם להשיג את היעדים והמטרות הוא מודל SMART. לפי מודל זה, כל יעד בין אם אסטרטגי ארוך טווח או טקטי קצר טווח, חייב לענות על חמשת הפרמטרים בראשי התיבות SMART - 

Specific, Measurable, Ambitious, Realistic and Time-related

מפורט SPECIFIC 

על היעד שלכם להיות ספציפי וברור עבורכם ועבור העובדים שלכם, יעדים כלליים מדי מפספסים את המטרה. נניח שאתם מעוניינים להגדיל את העסק, אבל להגדיל הוא מונח רחב ומעורפל, אם תחת הכותרת שלכם מצטברים הסברים ארוכים זוהי כבר תוכנית עבודה שלמה, תפצלו אותה לכמה יעדים ודרכי פעולה ותהיו יותר ספציפיים, לדוגמה: המטרה: להגדיל את קהל הלקוחות. מטרה נוספת: להגדיל את כמות המוצרים שלכם, שני יעדים שונים במחלקות שונות עם דרכי פעולה שונות. 

מדיד Measurable  

איך מודדים הצלחה? האם היעד שלכם ניתן למדידה? זוכרים את המשפט, אם זה לא כמותי זה לא ניתן למדידה, תדעו איפה אתם מתחילים ולאן אתם שואפים להגיע במספרים. המדדים שלכם צריכים להיות ריאליים ומעוגני מציאות ולא במחוזות האשליות.

שאפתני AMBITIOUS

זוהי בדיקה אם היעד שלכם שאפתני מספיק, אל תוותרו לעצמכם, תציבו יעדים שיהיה לכם קשה להגיע אליהם בגבולות הריאליים. 

ריאלי REALISTIC 

ההיפוך המשלים של הפרמטר הקודם, השאפתנות - האם היעד שלכם בר השגה? אם תכוונו להיות החברה מספר אחת לשירות שלכם בתוך רבעון, סביר להניח שלא תצליחו להביס את כל המתחרים שלכם בזמן כה קצר. אבל אם אתם נמצאים במקום ה-15 מתוך נותני השירות ותציבו לעצמכם מטרה להגיע לעשירייה הפותחת בתוך שנה, זהו יעד שאפתני אך בר השגה. 

תחום בזמן TIME BOUND 

הגדרת זמן ריאלית להשגת היעד ביחס גודל המשימה, כמו בדוגמה הקודמת.  

מה שצריך להוביל אתכם כבעלי העסק היא הידיעה שהלקוחות שלכם מבקשים ערך טוב לכסף שלהם, ולכן אם תקיימו את ההבטחה שלכם אליהם, תצליחו לבנות לעצמכם מוניטין איכותי ובעקבותיו תראו את הצמיחה בשורת ההכנסות. טל שמשון מחדד "אם ההבטחה שלכם תתקיים מול הלקוחות שלכם, הם כבר ידאגו להפיץ את הבשורה ולדאוג שכמה שיותר אנשים ייהנו מהבשורה הזאת" 

אז מה הייתם רוצים שהלקוחות שלכם יחשבו עליכם, ומה הייתם רוצים שירגישו כשהם שומעים את השם של העסק שלכם. עכשיו תתכננו איך לסלול את הדרך שלכם לשם ע"י תוכנית עבודה סדורה ומנוהלת ביד רמה. עם תוכנית כזו, אין ספק שתגיעו לשם. הכתבה הבאה והאחרונה בסדרה "המדריך המלא להקמה וניהול עסק בישראל" עם כלים נוספים וחיוניים לניהול עסק מצליח, כמו תמחור, גבייה, תזרים, ניהול צוות, שימוש חכם ב - CRM ועוד.